Nestwärme

Die Organisation

Nestwärme ist ein Schweizer Kinderbetreuungsverein mit über 30 Jahren Vertrauen in der Region. Das Team bietet zwei zentrale Angebote: Kita und Tagesfamilien-Netzwerk. Die Betreuung selbst war stark — der digitale Auftritt jedoch deutlich ausbaufähig.

Die Herausforderung

So sah die Anmeldung eines Kindes bei Nestwärme aus, bevor wir gestartet sind.

Keine Bestätigung. Kein Status. Nur Stille auf der anderen Seite. Für Familien in einer ohnehin stressigen Lebensphase war das kein guter erster Kontakt.

Intern war es ähnlich aufwendig: Jede Anmeldung bedeutete Tabellen öffnen, Verfügbarkeiten prüfen, manuell rechnen und einzeln kommunizieren. Zeitintensiv und fehleranfällig.

Das Ziel war klar: Ein System, das für beide Seiten funktioniert. Familien brauchen Klarheit und Wärme. Das Team braucht Struktur und Sicherheit.

Der Registration Wizard

Im Gespräch mit dem Nestwärme-Komitee zur Anmeldung war der Wunsch klar: eine einzige Seite mit allem drauf. Ich verstand die Logik — wusste aber auch, dass es für Familien nicht funktionieren würde.

Alle Pflichtfelder auf einem Screen (Familie, Kind, Betreuung, Einwilligungen) hätten überfordert und zu Abbrüchen geführt.

Meine Lösung war ein Wizard mit drei Schritten. Nicht als Folie, sondern als klickbarer Prototyp.

Jedes Ergebnis löst eine automatische E-Mail aus. Keine Familie bleibt im Unklaren. Für Wartelisten gibt es zudem eine direkte Löschanfrage per Klick — sauber und DSGVO-konform.

Getestet wurde mit 10 echten Nutzer:innen, noch vor finalem Sign-off. Das Feedback war eindeutig. Ein Satz blieb hängen: „Es fühlt sich an, als würde es mich verstehen.“

Das Live-Buchungssystem

Das ist mein Lieblingsbestandteil dieses Projekts: hochkomplex in der Logik, für Familien komplett unsichtbar in der Nutzung — genau so soll es sein.

Die kantonalen Vorgaben arbeiten mit gewichteter Kapazität, nicht mit reiner Kopfzahl. U18-Kinder zählen 1.5, ältere Kinder 1.0, Kindergartenkinder 0.75, Kinder mit besonderen Bedürfnissen 1.5. Das gesetzliche Maximum liegt bei 29 gewichteten Plätzen in zwei Gruppen.

Früher wurde das manuell in Tabellen gerechnet. Ich habe das durch ein Live-Booking-Panel ersetzt: Auswahl ändern, Kapazität in Echtzeit sehen, Überbelegung sofort erkennen.

Nach Launch tauchte ein Edge Case auf: Familien konnten kein zweites Kind anmelden, weil die E-Mail als bereits bekannt geblockt wurde. Wir haben die Logik auf ein kindbasiertes Lifecycle-Modell pro Elternkonto umgestellt. Problem gelöst.

Das Ökosystem

Wizard und Kapazitätssystem waren die komplexesten Teile. Zusätzlich entstand ein vollständiges digitales Ökosystem, das das Nestwärme-Team heute selbst betreibt.

Die Website wurde neu strukturiert und responsiv umgesetzt — für zwei Zielgruppen: Familien auf Suche nach Betreuung und Fachkräfte auf Jobsuche.

Ein Job-Portal-CMS ermöglicht Stellenpublikation ohne Entwicklerhilfe. Das Mitarbeiter:innen-Management aktualisiert Frontend-Inhalte direkt.

Zusätzlich entstanden ein dokumentiertes Designsystem in Figma und die konsistente Überführung in Code. Auch Google Business Profile (Kita + Tagesfamilie) wurde neu aufgesetzt und verifiziert.

Das Ergebnis

Die Interaktionen im Google Business Profile stiegen in zwei Monaten um 860% — von 91 auf 876. Familien fanden Nestwärme, die es zuvor nicht gefunden hatten.

Das Team betreibt heute drei zentrale Systeme ohne Entwickler-Support: Jobportal, Mitarbeiterverwaltung und Registrierungsdashboard. Kapazitätsberechnungen laufen live und automatisch.

• 59 Aktiv registrierte Familien auf der Plattform
• 28 Neue Registrierungen im letzten Monat
• 860% Google-Business-Profil-Wachstum in zwei Monaten
• 2–3h Eingesparte Admin-Zeit pro Woche — Tendenz steigend
• Sofort Automatische Bestätigung nach jeder Registrierung
• 2 Aktive Wartelisten vollständig systemgesteuert

Das Team

Was die Kundin sagte

Was ich gelernt habe

Die Zusammenarbeit mit einem Komitee ist eine eigene Disziplin. Entscheidungen brauchen mehr Zeit, mehr Evidenz und oft wiederholte Erklärungen.

Was konstant geholfen hat: etwas Reales in den Termin bringen. Ein klickbarer Prototyp ist oft mehr wert als zehn Argumentationsfolien.

Die wichtigste Arbeit passierte vor dem ersten UI-Screen: DSGVO-Rahmen, kantonale Regeln, Teamabläufe, Familienjourney.

Auch die technische Dokumentation war mehr als Handover. Sie war ein Vertrauenssignal: durchdacht, umsetzbar, belastbar.